日本で事業を立ち上げる場合、オフィスの構え方によって、社会的信用の獲得や生産性の向上など大きなメリットを得られることがあります。しかし、日本のオフィスには種類がいくつかあり、外国の方々にとっては、どのオフィスを選んだらいのか迷うことでしょう。そこで本記事では、日本で借りられるオフィスの特徴や、それぞれのメリットデメリットを紹介しますので、起業・開業時のオフィスの選び方の参考にしてください。

 

 

 

オフィスの種類

日本で借りられるオフィスには、大きく分けて5つ種類があります。ここからはオフィスの種類とそれぞれの特徴や違いについて解説します。

 

賃貸オフィス・貸事務所

賃貸オフィス・貸事務所は、通常の不動産物件として借りるオフィススペースです。オーナーが承諾すれば自分のビジネスに合わせて家具レイアウトや設備を自由にカスタマイズできます。

予算は場所や広さによりますが、月額100,000円から500,000円程度です。都心部ではさらに高額になることもあります。

賃貸オフィス・貸事務所のメリットは、オフィスのレイアウトや設備を自由にカスタマイズでき、自分のビジネスに最適な環境を作ることができる点です。契約期間は物件によって異なりますが、2年契約で更新可能など長期契約が一般的なので、安定したオフィス環境を実現することができます。

また、内装を自由に変更できるオフィスであれば会社のブランディングにも役立つため、従業員のモチベーション向上や得意先への印象アップにもつながります。事業所としてスペースが確保できるため、シェアオフィスなどとは異なり、来客スペース以外は他者他社が入ることはありませんので、集中して業務を行うことができます。

 

賃貸オフィス・貸事務所のデメリットは、敷金（保証金）、礼金、仲介手数料などの初期費用が高額になることです。特に敷金（保証金）は住居用の賃貸とは異なり。敷金（保証金）は家賃の6カ月分に設定されているのが一般的で、最大で12カ月分の場合もあるなど、多額の初期費用を支払う必要があります。家賃以外にも建物の維持管理費や共益費・水道光熱費が別途発生することがあり、ランニングコストが高くなることもデメリットです。

また、契約手続きを要するため、物件で仕事が開始できるようになるまでに時間がかかることがあるのもデメリットといえるでしょう。

 

 

 

サービスオフィス

サービスオフィスは、個室の専有スペースを提供するオフィス形態の一つです。単なるオフィススペースの提供にとどまらず、人的な付帯サービスや多彩な設備、品質の高いオフィス家具などを包括的に提供する、高付加価値のオフィス形態です。その大きな特徴は、有人の受付や秘書サービスなど、ビジネスを支える幅広いサポートが含まれている点にあります。

費用は1名当たり月額30,000円から50,000円程度が一般的で、都心やアクセスが良い立地、提供されるサービス内容によって価格は変動します。

サービスオフィスのメリットとしては、一般的なレンタルオフィスと比較すると、オフィス空間や設備にかかるコストだけでなく、受付や秘書などの人件費も抑えることができる点が挙げられます。例えば、多くのサービスオフィスではコンシェルジュサービスや電話代行サービスが提供されており、来客対応や電話対応を専門スタッフに任せられます。そのため、自社でこれらの人材を確保したり、社員教育を行ったりする必要がありません。

一方で、デメリットとしては長期的な利用では通常の賃貸オフィスと比べてコストが高くなる点があります。会議室や電話代行などのオプションサービスが別途料金となる場合も多いので、契約前に追加費用を含めた総コストを確認することが重要です。

また、ラウンジなど共用部分は他社も利用しているため、情報漏洩には十分気をつけて利用するようにしましょう。

 

 

 

シェアオフィス

シェアオフィスは、1つのスペースを複数の企業や個人が利用する形式のオフィスです。一般的にフリーアドレス形式で、特定の個室を持たず、共有の執務スペースや会議室、設備を利用します。

費用を抑えて業務効率を上げられるので、スタートアップや個人事業主など小規模の事業者の利用に向いています。

シェアオフィスは、1名あたり月額10,000円から30,000円程度の予算で使用することができますが、場所や設備によって異なります。

シェアオフィスのメリットは賃貸契約時の敷金・礼金ほどの費用はかからない点です。敷金・礼金などの代わりに入会金や年会費がかかる場合がありますが、水道光熱費やインターネット費用も月額利用料に含まれることが多く、ランニングコストが抑えられるのもメリットです。

シェアオフィスのデメリットは、人気のあるシェアオフィスは混雑していることがあり、静かな作業環境が確保しにくい点が挙げられます。また、スペースを他者と共有しても利用するため、情報漏えいや機密情報の取り扱いに配慮が必要です。

 

 

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、異なる業種や職種の人々が集まり、オープンな環境で仕事を行うスペースです。シェアオフィスと似ていますが、利用者同士の交流やコミュニティ形成を重視している点が特徴です。

コワーキングスペースは​家賃ではなく​利用料を​支払う​点が​特徴で、月額5,000円から30,000円程度とリーズナブルな価格が魅力ですまた、1時間単位など短時間でも利用できるため、急な対応で数時間だけ作業環境が欲しい場合にも便利です。

コワーキングスペースのメリットは、家賃ではなく利用料を支払うため、低コストで利用ができる点です。また、コワーキングスペースはネットワーキングを重視している利用者も多く、他の利用者と交流できるので情報交換やコラボレーションが促進可能です。

コワーキングスペースのデメリットは、オープンスペースのため、プライバシー確保が難しく、情報漏えいや機密情報の取り扱いに配慮が必要な点です。また、専用スペースがない場合が多く、作業環境を安定させたい人には向いていません。

また、月額プランを契約する場合は別途、保証金・入会金・オプション料金が発生する場合もあるため、吟味して選ぶようにしましょう。

 

 

 

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは事業用の住所を貸し出すサービスです。そのため、オフィスとしての機能はありません。

個人事業主・法人を問わず、日本で事業を進めていく中で、登記や銀行口座の開設、郵便物の受取りのために住所・所在地情報は必須です。名刺やホームページに住所の記載が必要になり、取引先に開示する場面も少なくありません。バーチャルオフィスであれば住所を開示できるためさまざまなリスクを回避できます。

バーチャルオフィスは実際のオフィス機能はないため、予算は都内の場合でも月額4,000円～5,000円程度で使用することができます。

バーチャルオフィスのメリットは、都心部など信用度の高い住所に会社登記が出来る点です。実際に物件を契約するわけではないので低料金で利用できますが、実務スペースが無いというデメリットがあります。

例えば、自宅をオフィスにしたい場合、保有物件なら会社登記ができますが、通常の賃貸住宅では契約上、登記が認められない場合が多いです。

そのため、自宅をオフィスしたい方で、自宅が保有物件ではない場合には、バーチャルオフィスの併用を検討しましょう。

 

まとめ

この記事では、オフィスの種類とその違いを解説しました。日本でオフィスを借りる際には、各種オフィスの特徴や予算、メリット・デメリットを考慮して、自分のビジネスに最適な選択をすることが重要です。

日本での物件選びの参考にしてみてください。