Người nước ngoài có thể thành lập công ty tại Nhật Bản nếu đáp ứng đủ các điều kiện nhất định.
Tuy nhiên, quy trình thành lập công ty đối với người nước ngoài sẽ khó khăn hơn so với người Nhật do phải đáp ứng các yêu cầu về visa, hồ sơ và điều kiện kinh doanh.
Bài viết này sẽ tóm tắt các thủ tục cần thiết và những lưu ý quan trọng dành cho người nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật Bản.
Nếu bạn đang có kế hoạch khởi nghiệp tại Nhật Bản, hãy tham khảo bài viết này.

Các loại tư cách lưu trú cho người nước ngoài thành lập công ty tại Nhật Bản

Người nước ngoài muốn thành lập công ty và hoạt động với tư cách là nhà quản lý tại Nhật Bản cần có tư cách lưu trú (visa) phù hợp.
Lưu ý rằng visa du học hoặc visa lưu trú ngắn hạn không cho phép bạn nhận thù lao với tư cách là nhà kinh doanh.
Tư cách lưu trú cho phép điều hành công ty tại Nhật Bản có thể được chia thành hai nhóm chính: “Tư cách cư trú” và “Tư cách hoạt động.”

Tư cách cư trú

Người nước ngoài có tư cách cư trú không bị hạn chế về hoạt động làm việc tại Nhật Bản và có thể làm việc giống như công dân Nhật Bản.
Các loại tư cách cư trú bao gồm:

・Vợ/chồng của người Nhật Bản: Vợ/chồng của người Nhật, con nuôi đặc biệt hoặc con cái sinh ra với quốc tịch Nhật Bản

・Người định cư: Người nước ngoài được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp quyền cư trú đặc biệt trong một khoảng thời gian nhất định

・Người vĩnh trú: Người nước ngoài được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp quyền cư trú vĩnh viễn

・Vợ/chồng của người vĩnh trú: Vợ/chồng của người vĩnh trú

Visa Quản lý – Kinh doanh

Visa Quản lý – Kinh doanh là tư cách lưu trú cần thiết để người nước ngoài có thể điều hành công ty tại Nhật Bản.
Với visa này, bạn có thể thành lập công ty và nhận thu nhập mà không cần phải có tư cách cư trú.
Điều kiện để xin visa này bao gồm:

[Tối thiểu có 2 nhân viên toàn thời gian hoặc vốn điều lệ 5 triệu yên]
Do thuê 2 nhân viên toàn thời gian ngay từ đầu có thể gây áp lực tài chính, phần lớn doanh nhân chọn phương án đầu tư 5 triệu yên làm vốn điều lệ.
Nguồn vốn cần được kiểm tra kỹ lưỡng, và tiền huy động một cách hình thức sẽ không được chấp nhận.
Nếu tiền được chuyển từ nước ngoài, cần có bằng chứng về giao dịch hợp lệ.

[Có văn phòng thực tế]
Để xin visa, bạn cần có một văn phòng thực tế.
Nếu thuê văn phòng, cần đăng ký dưới tên công ty và sử dụng cho mục đích kinh doanh.
Văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng ảo không được chấp nhận.
Văn phòng cần có các thiết bị thiết yếu như máy tính, điện thoại, máy photocopy.

[Chứng minh được tính ổn định, bền vững của doanh nghiệp và năng lực quản lý của người điều hành]
Cần nộp kế hoạch kinh doanh để chứng minh doanh nghiệp có tính ổn định và bền vững, cũng như năng lực quản lý của người điều hành.
Kế hoạch kinh doanh cần rõ ràng, có tính thuyết phục và cụ thể về tài chính doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản dành cho người nước ngoài

Người nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật Bản cần thực hiện các bước sau:

1.Quyết định các thông tin cơ bản
Xác định các thông tin quan trọng như tên công ty, vốn điều lệ, người sáng lập và mục đích kinh doanh.

2.Tạo con dấu công ty
Để đăng ký thành lập công ty, cần có con dấu công ty. Thông thường, cần chuẩn bị 3 loại con dấu:

・Con dấu giám đốc đại diện

・Con dấu ngân hàng

・Con dấu vuông dùng trong hợp đồng

3.Soạn thảo và công chứng Điều lệ Công ty
Soạn thảo Điều lệ Công ty, quy định về cách thức hoạt động của công ty, sau đó công chứng tại Văn phòng Công chứng.

4.Chuyển vốn điều lệ vào tài khoản ngân hàng
Sau khi công chứng Điều lệ Công ty, chuyển vốn điều lệ vào tài khoản cá nhân của người sáng lập.

5.Đăng ký thành lập công ty tại Sở Pháp vụ
Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Pháp vụ. Sau khi hoàn tất bước này, công ty sẽ được chính thức thành lập.

6.Nộp các giấy tờ cần thiết
Sau khi đăng ký thành lập, cần nộp các giấy tờ cần thiết đến Cục Thuế, Cơ quan Giám sát Tiêu chuẩn Lao động, Cơ quan Lương hưu và Sở Thuế địa phương.

7.Nộp đơn xin Visa Quản lý – Kinh doanh (nếu chưa có)
Tiến hành xin Visa Quản lý – Kinh doanh.

Ngay cả khi chưa có Visa Quản lý – Kinh doanh hoặc tư cách cư trú, vẫn có thể tiến hành chuẩn bị đến bước 7.
Tuy nhiên, để nhận lương sau khi thành lập công ty, bắt buộc phải có tư cách cư trú hoặc Visa Quản lý – Kinh doanh.

Các giấy tờ cần thiết để thành lập công ty tại Nhật Bản

Các giấy tờ cần thiết khác nhau giữa Công ty TNHH và Công ty Cổ phần

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp được thành lập là Công ty TNHH (Godo Kaisha – GK) hay Công ty Cổ phần (Kabushiki Kaisha – KK), các giấy tờ cần thiết để đăng ký thành lập công ty sẽ khác nhau.

Trong Công ty TNHH (GK), các nhà đầu tư cũng đồng thời là những người điều hành công ty và có quyền quyết định chung.
Vì lý do này, khi thành lập Công ty TNHH, tất cả các nhà đầu tư phải chuẩn bị các tài liệu sau:

・Giấy chứng nhận nộp vốn điều lệ

・Giấy chứng nhận con dấu

・Giấy chấp thuận bổ nhiệm chức vụ

Những lưu ý quan trọng khi người nước ngoài thành lập công ty tại Nhật Bản

Người nước ngoài khi thành lập công ty tại Nhật Bản cần lưu ý các điểm sau:

Tài khoản nhận vốn điều lệ phải là tài khoản thuộc ngân hàng theo luật ngân hàng Nhật Bản

Tài khoản ngân hàng dùng để chuyển vốn điều lệ khi thành lập công ty phải là một trong các loại sau:

・Tài khoản cá nhân tại ngân hàng Nhật Bản

・Tài khoản tại chi nhánh ngân hàng Nhật Bản ở nước ngoài

・Tài khoản tại chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Nhật Bản

Tại Nhật Bản, người nước ngoài không có Thẻ lưu trú (Zairyu Card) sẽ không thể mở tài khoản ngân hàng.
Vì vậy, nếu không có tài khoản phù hợp khi thành lập công ty, người nước ngoài có thể cần tìm một đối tác người Nhật hỗ trợ trong quá trình này.

Nếu người sáng lập đang ở nước ngoài, cần thực hiện thủ tục thông báo

Ngay cả khi tất cả người sáng lập đều đang ở nước ngoài, vẫn có thể thành lập công ty tại Nhật Bản.
Tuy nhiên, trong trường hợp này, cần thực hiện thủ tục thông báo với Bộ trưởng Bộ Tài chính Nhật Bản thông qua Ngân hàng Nhật Bản theo quy định của Luật Ngoại hối và Ngoại thương Nhật Bản.

Do thủ tục này khá phức tạp và có thể làm gián đoạn tiến độ thành lập công ty, nên người sáng lập nên tham khảo ý kiến của chuyên gia để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và hiệu quả.

Tổng kết

Người nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật Bản cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.
Tuy nhiên, nếu hiểu rõ về các điều kiện và thủ tục, quá trình thành lập công ty và bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản sẽ trở nên thuận lợi hơn.

Nếu bạn cảm thấy thủ tục phức tạp hoặc không có đủ thời gian để tự thực hiện, hãy cân nhắc tìm đến sự hỗ trợ của luật sư, chuyên viên pháp lý hoặc chuyên gia tư vấn doanh nghiệp để đảm bảo quá trình thành lập công ty diễn ra thuận lợi.